¿Cómo conciliar legalidad y capacidad en empresas de economía solidaria?

¿Cómo conciliar legalidad y capacidad en empresas de economía solidaria?
Carlos Alberto Rodríguez Molina
carlosrodriguezm1@hotmail.com

Cali, 2 de febrero 2021

Foto reasmadrid.org

El tratar de encuadrarnos a última hora para poder ingresar en el club de las mejores prácticas y todo ello reforzado con las cambiantes necesidades surgidas de las nuevas tecnologías y de la era digital han originado cambios tan súbitos en nuestras organizaciones que aún hoy no alcanzamos a digerir los verdaderos efectos que se derivan de este rife y rafe entre el querer trabajar o hacer emprendimiento vs la necesidad de organizar a las empresas buscando precisamente su formalización y su contribución a Colombia.

La capacidad:

Con la expedición de la nueva Ley de emprendimiento en diciembre pasado, nuestro País suma un eslabón al progreso que requerimos como Nación y de paso por fin se aceptó una realidad inobjetable que desde el año 1995 para el caso de las empresas unipersonales y desde 2008 con las SAS Colombia le dio vía libre a la libre empresa. Para nuestro caso, solo hasta diciembre pasado se acordaron de nuestro modelo en ese camino de la flexibilización empresarial, porque para constituir a una organización asociativa de carácter mutualista se requería el acuerdo de voluntades de al menos veinte personas, así fue concebido desde hace 32 años con la ley 79, a cambio de ello, desde ahora, tres personas o más podrán fundar una cooperativa.

Origen de esta realidad y para poder entender el titular de la presente publicación, tomemos como referente solo tres actividades económicas que buscan ser apoyadas con los nuevos modelos de emprendimiento cooperativo:

  • 4 personas de una vereda de la costa pacífica que conocen del negocio gastronómico y hotelero, y requieren constituir una cooperativa de servicios turísticos en Bahía Solano.
  • 6 excombatientes reinsertados de grupos armados del sur de Colombia que conocen del cuidado de bosques y requieren constituir una cooperativa de guardabosques en Puerto Asís.
  • 9 personas ex habitantes de calle que conocen del negocio del reciclaje y requieren constituir una cooperativa para estos propósitos.

Bajo estos supuestos lógicos pensemos entonces que estas personas tienen su “plantecito” representado en recursos físicos, humanos y financieros que le darán la gasolina mínima a cualquiera de estos emprendimientos, apoyados todos ellos en educación cooperativa, estudios proporcionados por organizaciones no lucrativas dedicadas a estos menesteres.

Es decir, listo, ya estas personas pueden emprender su proyecto, constituir su respectiva cooperativa, registrarla debidamente y reportar a la Supersolidaria para efectos de control de legalidad.

La legalidad:

Para que estas personas puedan dar rienda suelta a su ideal y poder gozar de la experiencia que significa fungir como aportantes, dueños, y usuarios de sus propias organizaciones, antes debieron conocer y aceptar las condiciones que se derivan de la forma asociativa que eligieron para hacer realidad estos sueños, de lo contrario, su desconocimiento les puede generar no solo llamados de atención sino sanciones de parte del Supervisor, dependiendo de la gravedad y gradualidad de la omisión o falta.

En su orden tratemos de enmarcar muy brevemente, cuáles deberían ser aquellos aspectos mínimos que estas personas debieron conocer “antes” de formalizarse como organización solidaria:

Sobre administradores:

Las cuatro personas que se dedicarán a servicios hoteleros deben nombrar de entre ellos al representante legal y los tres restantes asumir al menos las funciones del consejo de administración pero no de junta de vigilancia porque estos últimos no pueden tener contratos con la entidad, o en su defecto, delegar todas las funciones administrativas y de control en cabeza del representante legal porque así lo dispuso la nueva Ley de emprendimiento. Bajo el supuesto que se distribuyan entre los cuatro las actividades administrativas, estos cuatro administradores deben conocer los lineamientos de los artículos 19 y siguientes de la Ley 222 de 1999 en materia de requisitos para reuniones, funciones, roles y responsabilidades de los administradores y el informe de gestión al menos.

Sobre información financiera:

Para la estructuración de la información financiera y los reportes financieros a la Supersolidaria, deben hacerse al menos a los servicios de un contador público para que les prepare la información financiera de entidades del grupo 3, a menos que por el monto de activos apliquen para el grupo 2 de información financiera, porque por el monto de activos muy posiblemente se pueden ahorrar el nombramiento del revisor fiscal (dependiendo del total de activos). Pero además, ese Contador al día de hoy debe tener igualmente claras las instrucciones de las 226 páginas que contienen las nuevas instrucciones sobre información financiera contenidas en la circular externa 22 de diciembre pasado expedida por la Supersolidaria.

Sobre SIAR:

A pesar que desde 2015 cuando se expidieron las circular externas sobre el SIAR, se ha venido modelando y ajustando de acuerdo con la capacidad de las organizaciones, pero aún hoy día se identifican empresas del sector bastante estresadas con las exigencias del supervisor en materia de riesgos pero sobre todo en materia de SARLAFT y lo que se espera sobre SARC, en la medida en que éste tipo de gestión sobre riesgos requiere el apoyo de la automatización y por ende de recursos financieros y técnicos para poder soportar a la administración, así se trate de una organización del tercer nivel de supervisión. Igualmente tener claras las instrucciones sobre SIAR y demás riesgos contenidos en las modificaciones a la circular básica contable y financiera de diciembre de 2020.

Sobre los reportes periódicos:

El representante legal en comunión con el contador, deben estar muy vigilantes con el tema de fechas de reportes de información dirigida a la Supersolidaria, DIAN, UIAF y para los reportes periódicos de pagos a seguridad social y lo que les aplique sobre SIAR y SARLAFT y las nuevas fechas establecidas en la circular externa 22 de diciembre pasado.

Sobre lo fiscal:

Tratándose de cooperativas para el caso de los tres ejemplos de emprendimiento, no solo el contador, los administradores deben ser conocedores de los límites que se imponen a los contribuyentes del RTE en materia de egresos para que sean aceptados como procedentes y las obligaciones que se derivan de sus objetos sociales en materia de impuestos territoriales y nacionales, el tema puede ser contable pero finalmente la responsabilidad termina en cabeza de los administradores.

La anterior relación y por efectos del espacio en nuestra columna corresponde a un listado de las obligaciones muy generales que cualquier cooperativa debe cumplir para evitar sobresaltos, producto de lo cual empiezan a surgir las preguntas del millón:

Así estas cooperativas cuenten con 3 o 9 asociados, requieren del apoyo de un Contador Público que les estructure la información financiera, les prepare la información fiscal y cuide de los reportes periódicos que deben realizar las organizaciones del tercer nivel de supervisión. Igualmente, su representante legal debe contar con un nivel mínimo de conocimientos en gestión, de lo contrario su desconocimiento lo podrá ir llevando a acumular deficiencias e incluso irregularidades producto de ese “no sabía”.

Deben invertir en al menos un diplomado para su representante legal, de tal suerte que puedan controlar y definir acciones frente al SARLAFT, funciones de oficial de cumplimiento que por sustracción de materia recaerían en el representante legal.

Y si cualquiera de estas cooperativas activa la sección de crédito debe aplicar las instrucciones del capítulo II de la CBCF de la Supersolidaria que a partir de julio próximo exige la aplicación del SARC, constituir un comité evaluador de cartera y aplicar las permanentes disposiciones que buscan su mejor administración.

Finalmente, con la publicación de la presente columna no se debe entender como un mensaje en contra de los controles, por el contrario, son necesarios para el mejor desarrollo de las organizaciones, solo que tratándose de los modelos económicos que acabo de describir con los tres ejemplos que cito, en la práctica observo casi irreconciliables la relación capacidad vs legalidad y que haga viable a estos modelos de negocios.

Y eso que los anteriores son los frentes u obligaciones más relevantes, pero igualmente se deben sumar los esfuerzos para que se inviertan recursos en contratar apoyo para los temas del Sistema de Seguridad en el Trabajo, la generación de políticas sobre el manejo de datos, las gestiones y controles para administrar tanto la facturación como la nómina electrónica, aprobar las políticas de comunicación con la base social, entre otras gestiones sin contar con todos los asuntos de orden presupuestal y prospectivos que se van generando al paso del avance de la pandemia por coronavirus, la cual conlleva dentro de sus efectos, el cambio vertiginoso de las reglas de juego en materia legal, fiscal, económica y social.

A lo que quiero llegar con la presente columna es que en un País con altísimos niveles de inseguridad jurídica y fiscal, donde cambiamos las normas al ritmo en que surgen hechos sobrevinientes, igualmente atendemos compromisos originados en tratados de libre comercio, u originados de la actual pandemia y por la presión internacional en los procesos de estandarización, porque así nos lo exige el FMI o la OCDE,  sin contar con los efectos de la competencia que llegó para quedarse apoyada por la tecnología y la robótica, que distinguen al efectivo vs los criptoactivos, en fin, cualquier persona que se proponga emprender una organización de economía solidaria en nuestro País,  debe saber que antes de jalarle al tema, debe tener claras las reglas de juego y sopesar si verdaderamente cuenta con la capacidad financiera, técnica y humana para afrontar el cúmulo de responsabilidades que implica hacer empresa y garantizar su permanencia en el tiempo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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